Una carta comercial es un documento formal que a menudo se envía de una empresa a otra o de una empresa a sus clientes, empleados y partes interesadas, por ejemplo. Las cartas comerciales también se utilizan para la correspondencia profesional entre individuos.
Aunque el correo electrónico se ha convertido en la forma más común de correspondencia, las cartas comerciales impresas todavía se usan para muchos tipos importantes y serios de correspondencia, incluidas cartas de referencia , verificación de empleo, ofertas de trabajo y más.
Tipo de cartas comerciales
Puede utilizar un formato de carta comercial para una variedad de necesidades de comunicación profesional. Considere algunos de los tipos más comunes de cartas comerciales que puede encontrar:
- Cartas de venta: la intención es presentar su negocio a clientes potenciales e instarlos a tomar medidas.
- Cartas de presentación: enviada con un paquete, informe o producto; se debe describir lo que se adjunta y lo que se debe hacer con él.
- Cartas de agradecimientos: una forma excelente para fortalecer las relaciones comercial, describa los detalles de un «Gracias por…»
- Cartas de quejas: importante es demostrar que estás disgustado sin estar muy enojado. Sugiera cómo se podría corregir la situación.
- Cartas de ajuste o respuesta a un reclamo: importante contrarrestar las emociones negativas del cliente con argumentos positivos.
- Cartas de malas noticias: el objetivo es suavizar el golpe de la lectura de manera clara por haber un alto componente emocional.
- Cartas de reconocimiento: para aplaudir la contribución que un colaborador hace a la compañía, quedando por escrito los motivos.
- Memorándums: se utiliza para difundir directivas y noticias importantes dentro de una empresa, el objetivo es ser rápido y directo.
- Cartas de felicitación: para manifestar los buenos deseos que se tienen ante un suceso favorable que le haya ocurrido a una persona.
- Cartas de respuesta: utilizada para responder las solicitudes que te realicen de pregunta o propuestas comerciales recibidas.
- Cartas de solicitud: para solicitar diferentes tipos de proceso administrativo que tienen como finalidad conseguir un resultado.
- Cartas de renuncia: se trata de dar aviso con un texto conciso y breve la rescisión del contrato laboral directa o indirectamente.
Estructura de una carta comercial
Escribir una carta comercial efectiva se hace mejor cuando sigue el formato de carta comercial estándar y utiliza los componentes necesarios de la carta comercial. Generalmente incluye las siguientes partes para escribir una carta comercial completa y formal:
- Dirección del remitente: la dirección del remitente es su dirección o la dirección de su empresa.
- Fecha: incluya la fecha en que escribió y envió la carta.
- Dirección del destinatario: esta es la dirección de la persona a la que le envías la carta.
- Saludo: use un saludo formal junto con el nombre del destinatario.
- Introducción: el párrafo introductorio de la carta presenta el propósito de la correspondencia al destinatario.
- Cuerpo: el párrafo o los párrafos del cuerpo brindan detalles sobre el tema o propósito de la carta.
- Declaración de cierre: el párrafo de cierre de la carta resume y concluye el mensaje.
- Cierre de cortesía: use una frase profesional junto con su firma.
- Documentos adjuntos: si va a incluir documentos adicionales, como un folleto de ventas, un currículum o un recibo detallado, especifíquelo en el encabezado de documentos adjuntos.
